Una de las enfermedades que padecen las empresas se llama «reunionitis crónica», tambien puede ser aguda. Nos entusiasma rellenar la agenda con citas, encuentros, coloquios, tertulias y en su mayoria lluvia de ideas para hablar, debatir, proponer, discutir, proyectar, organizar y definir o simplemente para decir que trabajamos.

Las reuniones son un buen instrumento de trabajo pero no debe convertirse en una obsesión. Hay quienes piensan que el objetivo de la reunión es la misma reunión. Podríamos preguntarnos si tanta «reunionitis» se traduce en productividad.

Pero cuanto debe durar una reunión? algunos dicen …lo que haga falta. Pero muchas empresas están acabando con las salas de reuniones convencionales de hecho estas se hacen «de pie» y con una duración máxima de 20 min. Segun expertos este el tiempo maximo para tomar decisiones de lato impacto. Me parece bastante lógico. Asi evitamos tanta «carreta».

Bueno, no olvide que las reuniones cuestan. Quiere saber cuanto? PayScale acaba de sacar una herramienta que le calcula el costo de cada reunion, se llama Meeting Miser. Usa una base de datos de mas de 10 millones de registros de perfiles de ingresos de mas de 4000 empresas. Estos perfiles estan por pais y por ciudad. Obviamente no aparecemos. Así calcula el costo por segundo de cada uno de los participantes de la reunión. Esta herramienta se puede anexar al PowerPoint de la reunión, a una hoja de Excel etc.

Hice un ejercicio. Simule una reunión de 5 médicos internistas, (Salario anual promedio de U$ 144.999, U$ 69.54 / hora, muy ajustado a nuestra realidad sin MBA obviamente) con el secretario academico de la facultad de medicina (Salario promedio U$ 72.686, U$ 34.86 / hora). La reunión duro 60 min. El costo fue de U$ 383.5 , suponga que esta reunión se lleva a cabo 1 vez por semana durante las 21 semanas que dura un semestre. Esto da un costo total en el año de U$15.723.5.

Esto es solamente un grupo de los que se reunen periodicamente. Haga las cuentas de todas las reuniones a las que asiste y asi podra decir, Time is Money!